De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een EU-verordening die tot doel heeft persoonsgegevens te beschermen en EU-burgers een zekere mate van online privacy te bieden. Whistling Duck LLC, het bedrijf achter CVSelection, hecht groot belang aan deze wetgeving en staat achter de bepalingen van de AVG. In dit document wordt uiteengezet hoe persoonsgegevens op CVSelection worden verwerkt en hoe naleving van de AVG wordt gewaarborgd.
Hoe wij omgaan met persoonsgegevens Wij verkopen geen gegevens van onze klanten of hun kandidaten; uw gegevens worden dus niet verkocht aan of gedeeld met derden. Wij delen uw gegevens niet met AI-software en koppelen deze er ook niet aan. CVSelection maakt geen gebruik van cookies of andere technologieën om kandidaten te volgen. Elke klant kan zijn eigen beleid voor het bewaren van gegevens vaststellen. Onze servers staan in Nederland en voldoen aan de AVG-wetgeving.
CVSelection is gebaseerd op een aantal algemene uitgangspunten dat erop gericht is een evenwicht te vinden tussen flexibiliteit en privacybelangen. We hebben ons systeem zo opgezet dat er zo min mogelijk gebruik wordt gemaakt van externe diensten. We verkopen een wervingstool die is gebaseerd op de principes van maximale transparantie en objectiviteit, en op zo eerlijk mogelijke dienstverlening.
We verzamelen alleen gegevens die noodzakelijk zijn Wanneer sollicitatieformulieren worden gepubliceerd, moet CVSelection bepaalde persoonsgegevens verzamelen. Persoonsgegevens vormen immers de kern van een sollicitatie. In tegenstelling tot andere platforms die achter de schermen mogelijk veel gegevens verzamelen, verzamelt CVSelection echter alleen persoonsgegevens die de kandidaat actief verstrekt. CVSelection maakt geen gebruik van cookies of andere technologieën om kandidaten te volgen.
We laten bedrijven hun eigen beleid voor de bewaartermijn van gegevens bepalen CVSelection heeft klanten over de hele wereld en er gelden wereldwijd verschillende beleidsregels voor het bewaren van gegevens. Om deze reden legt CVSelection geen specifiek beleid voor de bewaartermijn van gegevens op. In plaats daarvan kan elke klant zijn eigen beleid voor de bewaartermijn van gegevens instellen. Dit betekent dat elke klant kan bepalen hoe lang cv’s en profielen van kandidaten moeten worden bewaard.
Privacy by Design Zoals hierboven uitgelegd, is bij de ontwikkeling van CVSelection vanaf het begin rekening gehouden met privacyoverwegingen. In plaats van een „verzamel alles wat we kunnen“-benadering, hebben we ervoor gekozen om alleen gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn. CVSelection is een aantal jaren vóór de inwerkingtreding van de AVG ontwikkeld, en het team heeft een aantal structurele aanpassingen doorgevoerd om bepaalde aspecten van het beheer van persoonsgegevens te vereenvoudigen.
Gegevenstransparantie Via dit beleid, dat op onze website is gepubliceerd, maakt CVSelection duidelijk hoe het met persoonsgegevens omgaat. Wanneer CVSelection gegevens verzamelt, wordt hier duidelijk om gevraagd aan de gebruiker en worden er geen andere persoonsgegevens verzameld dan waar om wordt gevraagd. De informatie die van een kandidaat wordt verzameld, kan het volgende omvatten
Let op: binnen CVSelection hebben bedrijven de mogelijkheid om aanvullende vragen te stellen, en sommige bedrijven kunnen om contactgegevens vragen, waaronder WhatsApp-nummers of andere contactgegevens. CVSelection stelt elk bedrijf in staat om te bepalen welke informatie het wil opvragen. Al deze informatie wordt echter rechtstreeks aan de kandidaat gevraagd en wordt op geen enkele andere manier door CVSelection verzameld.
Om veiligheidsredenen slaat CVSelection de volgende gegevens op wanneer een kandidaat een sollicitatie indient: - Datum en tijdstip van de sollicitatie - IP-adres - Browser
Deze gegevens worden om veiligheidsredenen vastgelegd en maken deel uit van aanbevolen beveiligingspraktijken.
Recht op inzage Zoals vastgelegd in de AVG hebben EU-gebruikers het recht om inzage te krijgen in hun persoonsgegevens en informatie te ontvangen over hoe deze gegevens worden gebruikt. CVSelection faciliteert dit proces. Ons bedrijf verwerkt geen kandidaatgegevens rechtstreeks. Ons bedrijf slaat kandidaatgegevens op en stelt deze ter beschikking aan onze klanten (de bedrijven die een sollicitatieformulier publiceren). Om inzicht te krijgen in hoe de gegevens van een persoon worden gebruikt, kunnen EU-gebruikers hun verzoek daarom rechtstreeks indienen bij het bedrijf waar zij solliciteren. Alle gegevens die CVSelection verzamelt, zijn dezelfde gegevens die beschikbaar zijn voor het bedrijf dat het wervingsproces uitvoert. CVSelection slaat geen aanvullende gegevens over kandidaten op.
Rectificatie en verwijdering EU-gebruikers hebben het recht om hun gegevens binnen 30 dagen te laten verwijderen. CVSelection faciliteert dit proces. Op onze website kunnen bedrijven individuele kandidaten uit hun wervingsproces verwijderen. Hierdoor wordt het profiel automatisch gemarkeerd voor verwijdering en binnen 7 dagen definitief van onze servers verwijderd (we verwijderen gegevens niet onmiddellijk definitief vanwege het risico op het per ongeluk kwijtraken van cruciale informatie). Vanuit het oogpunt van gegevensintegriteit kan de informatie over het feit dat een kandidaat heeft gesolliciteerd en het wervingsproces heeft doorlopen, niet worden gewist. Om de persoonsgegevens te wissen, wordt de naam van de kandidaat in de activiteitslogboeken vervangen door een algemene naam, nadat het profiel zelf is verwijderd.
Het is belangrijk op te merken dat er back-ups worden gemaakt van onze databases – en dat het niet mogelijk is om deze back-ups met terugwerkende kracht te wijzigen. Dat betekent dat persoonsgegevens nog steeds in deze databases zijn opgeslagen. Back-ups worden echter doorlopend bijgewerkt, waarbij gegevens slechts 30 dagen worden bewaard.
Beveiliging van persoonsgegevens Gegevens die naar CVSelection worden geüpload, worden zo goed mogelijk beschermd, waarbij rekening wordt gehouden met aanbevolen beveiligingspraktijken en maatregelen om de toegang tot servers en gegevens te beperken en te controleren. De maatregelen omvatten het volgende:
De informatie op de server zelf wordt bovendien beschermd door: - Eenrichtingsversleuteling van alle toegangsgegevens (toegangssleutels, wachtwoorden, enz.) - De software op de server wordt up-to-date gehouden en er zijn firewalls en andere beschermende maatregelen geïnstalleerd. - De toegang tot de server en de database is beperkt en wordt gecontroleerd. - Er worden dagelijks back-ups gemaakt en op een externe locatie opgeslagen.
Onze servers staan in Nederland.
Veiligheid van geüploade bestanden Afhankelijk van de instellingen van de vacature kunnen kandidaten mogelijk bestanden uploaden (zoals een cv of motivatiebrief). Voor onze klanten bieden we een eerste laag van virus- en malwaredetectie op geüploade bestanden, maar dit gebeurt uit coulance. Klanten wordt aangeraden om bestanden die ze downloaden van onbetrouwbare bronnen (zoals kandidaten die solliciteren) altijd te scannen. Als een klant de risico’s in verband met het downloaden van bestanden wil uitsluiten, raden wij aan om alle relevante vragen in het sollicitatieformulier te stellen en het uploaden van bestanden uit te schakelen als onderdeel van het wervingsproces.
Als wij kennis nemen van een inbreuk, zullen wij de toezichthoudende autoriteit hiervan onverwijld op de hoogte stellen, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico vormt voor de rechten en vrijheden van personen.
Toestemming voor opslag in de database CVSelection biedt opties voor een speciale „Kandidatendatabase“ waarmee organisaties informatie over kandidaten voor een langere periode kunnen opslaan. Deze functie kan door bedrijven worden gebruikt, aangezien wij een eenvoudig systeem hebben ontwikkeld om toestemming van kandidaten te vragen voor deze opslagoptie op langere termijn. Langdurige opslag van kandidaatgegevens vindt alleen plaats als deze functie in de vacature is ingeschakeld en de kandidaat hier tijdens het sollicitatieproces toestemming voor geeft.
Bijhouden van individuele inzagetoegang We registreren details over het downloaden van cv’s en andere acties door gebruikers die toegang hebben tot de kandidaten. Deze logbestanden zijn beschikbaar voor elke klant (maar binnen het team alleen voor degenen met Algemene beheerder- of Vacaturebeheerder-rechten). Naast het registreren van wijzigingen en downloads, registreren we ook wanneer kandidatenprofielen worden bekeken en door wie. Hierdoor kunnen gebruikers op het niveau van Algemene beheerder of Vacaturebeheerder de gegevenstoegang en downloads in detail bekijken.
Inlogfunctionaliteit voor kandidaten In de standaardinstellingen solliciteren kandidaten eenmalig op een vacature door een sollicitatieformulier in te vullen. We maken geen gebruikersprofiel aan en slaan geen cookies op. Dat betekent dat ze dezelfde gegevens opnieuw moeten invullen als ze op een andere functie bij hetzelfde bedrijf solliciteren. Voor kandidaten die in een langetermijndatabase zijn opgeslagen en opnieuw solliciteren bij hetzelfde bedrijf, bieden we de mogelijkheid om een account aan te maken en op verschillende functies te solliciteren zonder steeds opnieuw dezelfde gegevens in te voeren. We hebben voor hen aanvullende functies geïmplementeerd om ook de naleving van de AVG te waarborgen (en hen bijvoorbeeld in staat te stellen hun eigen profiel te verwijderen).