Management Assistant

Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail en vind je het leuk om onze directeur en managers op verschillende vlakken te ondersteunen? Kan jij als geen ander het overzicht bewaken en prioriteiten stellen? Heb je ervaring in het beheren van complexe agenda’s en spreekt het je aan om in een internationale omgeving te werken? Dan is deze rol als Management Assistant perfect voor jou!

Wij zijn per direct op zoek naar een energieke en veelzijdige:

Management Assistant
(28 tot 32 uur per week)

Jouw uitdaging
Bij Plan International draag jij bij aan onze missie: het verbeteren van kansen voor kinderen en jongeren wereldwijd, met speciale aandacht voor meisjes en jonge vrouwen. In jouw rol als Management Assistant ben jij een onmisbare schakel in de ondersteuning van de directie en het management. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt: van strakke planningen tot goed georganiseerde vergaderingen en heldere notulen met duidelijke opvolging van acties. Je houdt overzicht, denkt vooruit en schakelt snel in een dynamische omgeving. 

Concreet betekent dit dat jij aan de slag gaat met de volgende taken:

• Je beheert complexe agenda’s en plant (internationale) afspraken slim en efficiënt in;
• Je notuleert- en bewaakt de voortgang van actiepunten uit diverse vergaderingen (bijv. MT-vergaderingen, Raad van Toezicht vergaderingen, Audit commissie en in- en externe afspraken);
• Je ondersteunt bij brede secretariële en administratieve taken;
• Je ondersteunt bij bijeenkomsten, zakelijke reizen en (office) events;
• Je verzorgt correspondentie en onderhoudt contact met interne en externe stakeholders;
• Je helpt bij het opstellen en verbeteren van presentaties en documenten;
• Je zorgt voor een gestructureerde administratie en archivering;
• Je ondersteunt bij diverse projecten, bijvoorbeeld op het gebied van compliance.

Met wie werk je samen?
Je werkt samen met een gepassioneerd team dat met hart en ziel overtuigd is van de noodzaak van ontwikkelingssamenwerking. We hebben oog voor elkaar, gaan op een hartelijke manier met elkaar om en vinden goed onderling contact ontzettend belangrijk. Je werkt dagelijks vooral veel samen met de directeur (Garance), de Executive assistant (Francis) en het managementteam. Daarnaast ben je in deze rol echt een spin in het web tussen diverse in- en externe contacten. Denk hierbij aan de medewerkers van Plan International, Raad van Toezicht, Compliance, het leiderschapsteam en relaties van de directie en de managers.

Dit breng je mee:

• HBO Werk- en denkniveau;
• Je hebt uitstekende kennis van het MS Office-pakket;
• Je hebt een zeer goede beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in secretariële en projectmatige ondersteuning;
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van (of werken met) een Raad van Toezicht of Bestuur;
• Je kunt goed hoofd- en bijzaken onderscheiden en weet zaken in breder perspectief te plaatsen;
• Je schakelt snel en houdt overzicht, ook wanneer het druk is;
• Je kan goed omgaan met vertrouwelijke gegevens;
• Mensen omschrijven jou als energiek, flexibel, een organisatietalent, proactief, nauwkeurig, een fijne samenwerkingspartner en betrouwbaar en integer;
• Ervaring in een internationale werkomgeving is een pré.
  
  

Let op: we kunnen alleen sollicitaties in behandeling nemen van kandidaten die momenteel in het bezit zijn van een geldige werkvergunning voor Nederland.

Wij bieden jou:

• Een mooie functie in een internationale werkomgeving met een fijne werksfeer;
• Fulltime werken betekent bij ons 35 uur. Je kan je uren flexibel indelen, bijvoorbeeld 35 uur in 4 dagen;
• Bruto maandsalaris tussen de €3500 tot €4200 voor 35 uur per week, afhankelijk van je ervaring;
• Hybride werken; we werken minimaal 50% van de tijd op ons fijne kantoor in de Baarsjes in Amsterdam. Vlakbij leuke horeca en het Rembrandtpark (voor een lekkere wandeling!);
• De mogelijkheid om, ná je eerste jaar, 6 weken per jaar remote te werken;
• Deelname aan de collectieve pensioenverzekering bij Zwitserleven;
• Bij een woon-werk afstand van 10 km of meer (enkele reis), ontvang je van ons een NS OV kaart;
• Ruim 5 weken vakantie per jaar;
• Keti Koti (1 juli) is bij ons elk jaar een vaste vrije dag;
• De mogelijkheid tot deelname aan de fiets/scooter regeling;
• De mogelijkheid tot deelname aan onze bedrijfsfitnessregeling;
• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Denk hierbij (onder andere) aan het volgen van opleidingen en/of trainingen.

Sollicitatieproces
Ben jij enthousiast over deze rol en over werken bij Plan International? Reageer dan uiterlijk 27 april via https://cvselectie.net/plan-international-nederland/7887/ (mocht de link niet werken dan kun je hem copy-pasten in je browser, bij voorkeur Chrome). Let op: het kan zijn dat we de vacature vroegtijdig sluiten als we in de tussentijd een geschikte kandidaat hebben gevonden. Omdat we werken met een sollicitatiesysteem, kunnen we helaas geen sollicitaties via e-mail accepteren. Als je nog vragen hebt over deze baan, kan je contact opnemen met Francis Kock (francis.kock@planinternational.nl).

Over Plan International
Plan International is een ontwikkelingssamenwerkingsorganisatie die wereldwijd actief is in meer dan 80 landen en zich in Afrika, Azië, Latijns-Amerika en het Midden-Oosten inzet voor kwetsbare kinderen, met speciale aandacht voor meisjes en jonge vrouwen. Plan International doet dit door de achtergestelde positie van meisjes en jonge vrouwen op te heffen zodat zij dezelfde kansen en rechten hebben als jongens. Zo werkt Plan International, met de steun van duizenden sponsors, bedrijven en (institutionele) donoren aan een betere toekomst kinderen en jongeren wereldwijd. Plan International is een van de organisaties achter Giro555. Meer weten over wat we doen? Zie dan ook onze website.

Welkom!
Bij Plan International is diversiteit belangrijk. We zetten de kracht van diversiteit graag in om het beste resultaat te bereiken. We willen een werkomgeving waarin iedereen zich veilig en thuis voelt. Daarom moedigen we iedereen aan om te solliciteren, ongeacht achtergrond, gender, leeftijd, religie of seksuele voorkeur.

VOG
Tijdens het selectieproces komt het thema veiligheid van kinderen en jongvolwassenen aan bod, dit is voor Plan International essentieel, wij accepteren geen enkele vorm van misbruik. Het overleggen van een recente Verklaring Omtrent gedrag en het afnemen van gestandaardiseerde referenties conform de Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme is onderdeel van de procedure.

Acquisitie? Nee, bedankt
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld, delen in je eigen netwerk wel.